+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Входящий номер письма

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как восстановить удаленные sms, контакты, фотографии и другое на Андроид

Входящий номер письма

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Представьте, что все будут звонить в организации и узнавать номера, под которыми зарегистрированы отправленные ими документы. О входящих документах читайте подробнее здесь. Ответственные исполнители должны получить входящую корреспонденцию не позже, чем через день после того, как руководителем было принято управленческое решение и назначен исполнитель.

Документы, требующие срочного и оперативного исполнения передаются в течение нескольких часов. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Вопрос, к какой категории — регистрируемых или нерегистрируемых — отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров.

Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Автор корреспондент документа При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. В общем случае на исполнение срочных входящих документов отводится 3 рабочих дня, оперативные должны быть исполнены в течение 10 рабочих дней.

Все остальные — в течение календарного месяца. Конкретные сроки исполнения установите положением или инструкцией о делопроизводстве. Буквенное обозначение обычно присваивается для обозначения типа или классификации входящего документа, отнесения его к какой-либо группе. Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Если в штате вашей организации имеется служба доставки курьерская служба , то доставку особо важных и срочных документов в пределах родного города вы доверите только ей.

При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки. Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Для удобства работы, в т. При использовании традиционной ручной карточки РКК , заполняется 2 экз. Как для документов, так и для приказов, после числа и номера в журнале указывайте, чего касался документ, за чьей подписью уходил.

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Обычно регистрация писем и приказов начинается с начала года или начала открытия предприятия.

Можно использовать цифровые и буквенные обозначения, определяя категорию приказов и почты, если она многочисленна. Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету.

Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы? Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту выделенные каналы связи для организации официального межведомственного общения.

Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй заключительной — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть например, просьбу без пояснения. Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму журнал, картотеку. При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.

Использование карточек исключает дублирование регистрационных записей, дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, облегчая информационно-справочную работу, позволяет сразу же формировать сроковую картотеку для контроля исполнения документов. Форма регистрационных форм журналов и карточек, расположение в них реквизитов также могут устанавливаться самой организацией, и закрепляться в инструкции по делопроизводству данной организации.

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа например: письма, факсы, телеграммы, служебные и докладные записки, приказы, распоряжения, протоколы, инструкции, договоры и т.

Обработка входящей корреспонденции Узнайте, как организовать эффективный контроль исполнения документов Журнал входящих документов Журнал входящих документов в году рекомендуется вести при скромных масштабах документооборота до нескольких сотен входящих документов в год, чтобы в случае необходимости можно было легко просмотреть все данные за выбранную дату. В каждой организации есть номенклатура дел, и для переписки с организациями есть свой номенклатурный номер, например Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.

Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря или службы ДОУ в бухгалтерском учете. Регистрационный исходящий номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом например, инициалами руководителя направления.

Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам — обучить своих подопечных. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма. Конверты упаковка прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.

Все остальные входящие документы, которые подлежат исполнению, содержат руководящие указания и справочную информацию, регистрируют в обязательном порядке. Кроме отметки о поступлении, на них проставляют регистрационный номер в соответствии с утвержденной в организации номенклатурой дел.

Такой регистрационный индекс может состоять из букв и цифр. Ваш e-mail не будет опубликован. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

10 любимых ошибок в управлении документами

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Активировать демодоступ. Я отправила письмо от нашей организации и позвонила адресату, чтобы узнать их входящий номер на наше письмо. На этот вопрос мне ответили в грубой форме отказом. Правильно ли это? Мы рекомендуем почитать о том, как выразить отказ в деловом письме материал по этой ссылке. Специалист по делопроизводству обязан сообщить номер, под которым зарегистрирован входящий документ. Представьте, что все будут звонить в организации и узнавать номера, под которыми зарегистрированы отправленные ими документы. О входящих документах читайте подробнее здесь.

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Как узнать входящий номер письма?

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1.

Как сообщить входящий номер письма правильно

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются. В случае необходимости входящий номер может быть. Как сообщить.

Регистрация документов

Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет.

.

.

.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Константин

    Ну через приват банк думаю мониторят потихоньку. А слухи да распространяют чтоб народ боялся.

  2. Милена

    Россия не ставит никаких препятствий для украинцев, гражданин Украины свободно может въехать в Россию и Крым с паспортом Украины.

  3. Мстислав

    Если в базе у полиции моя просроченная машина и я выезжаю в другую страну на другой машине, меня пропустят?

  4. Эмма

    Спасибо за консультацию, именно в таком ключе и постараюсь общаться с коллекторами при следующем их звонке

  5. Елизар

    Параша не может нажраться